ChatGPT 写邮件：提示词模板、完整示例与检查

先准备事实

起草前列出收件人与自己的关系、这封邮件要解决的问题，以及已经确认的时间和事项。不要让工具替你决定承诺或截止日期。

一段可以改写的提问

完整示例：把两处问题写成明确的请求

以下是本站为前面的虚构情境编写的参考邮件，不是产品实测结果。情境只说明“项目同事”和两处文字问题，没有给出姓名、附件或回复期限。

主题：请确认设计稿中的标题与适用范围

正文：大家好，设计稿中有两处文字需要确认：1. 标题目前较长，请确认哪些内容必须保留，哪些可以精简。2. 说明中缺少适用范围，请确认需要补充哪些内容。请回复这两项的修改意见，谢谢。

这封邮件保留了两项请求，没有把待确认设计稿称为最终版，也没有写“附件已上传”或“今天下班前回复”。如果实际工作确有附件和截止时间，再把核对后的信息加进去。

修改练习：压缩后，哪些内容必须还在

给熟悉的同事可以更直接，但压缩后仍要看得出需要确认两件事。本站参考短版：请帮忙确认设计稿两处文字：标题哪些内容必须保留、哪些可以精简？说明需要补充哪些适用范围？请回复这两项的修改意见，谢谢。

不合格的短版是“请尽快优化设计稿”。它同时丢掉了两个具体问题，还把确认意见变成了直接修改要求。遇到这类变化，应要求恢复原来的请求。

发送前的三次检查

第一遍核对姓名、附件、日期等事实；第二遍检查请求是否明确；第三遍删除未经自己确认的承诺。

如果需要更短，要求保留背景和行动请求，再压缩客套话。生成草稿不代表邮件已经发送。

把邮件分成四个必要部分

一个常用顺序是：主题说明事项，开头交代背景，中间提出具体请求，末尾说明已经确认的下一步。对方只读一遍，也应知道要看什么、回复什么。

例如，“请确认设计稿文字”比“项目沟通”更有指向性。正文可列“标题是否保留完整名称”和“适用范围是否需要补充”两个问题。没有确认截止时间时，不要写成“请今天下班前完成”。

第二轮改写：一次只调一个条件

先检查信息是否齐全，再改语气。把“更正式”换成“发给第一次合作的供应商，礼貌但不要过度客套”；把“更短”换成“保留两项请求，正文控制在120字以内”。

下面的追问用于已有草稿。它保留事实，改变表达方式，避免在压缩时把真正要办的事删掉。

示例结果该怎样验收

假设草稿出现“附件是最终版本”，但你提供的只是待审核稿，应改成“请查看待审核设计稿”。“最终”会影响对方对流程状态的判断，不只是文字风格。

发送前实际打开附件，核对收件人与抄送人。涉及报价、合同、人事决定或私人信息时，依据组织要求处理；仅生成一封草稿并不会替你发送邮件。